Każdy błąd znaleziony na fakturze należy skorygować. Wraz z wprowadzeniem obowiązku korzystania z KSeF nieco zmienią się zasady dokonywania takich korekt. Kłopotliwa może się okazać zwłaszcza pomyłka w numerze NIP nabywcy towarów lub usług.
Od połowy 2024 r. podatnicy VAT, a od początku 2025 r. także firmy zwolnione z VAT będą zobowiązane do wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Jednak wprowadzenie KSeF nie zmieni ogólnej zasady, zapisanej w ustawie o podatku od towarów i usług, która nakłada obowiązek dokonania korekty w sytuacji, gdy stwierdzono błąd w jakiejkolwiek pozycji tego dokumentu lub gdy warunki umowy zmieniły się w sposób wpływający na treść faktury.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) w żaden sposób nie ogranicza liczby dopuszczalnych korekt. Można – a wręcz trzeba – robić je do skutku, a więc do osiągnięcia stanu, w którym faktura będzie wystawiona bezbłędnie. Jednak zasady ich przeprowadzania różnią się w zależności od tego, czego dokładnie dotyczy błąd w dokumencie.
KSeF wykryje tylko błędy formalne
Zanim faktura trafi do KSeF, podlega wstępnej, automatycznej kontroli, która pozwala wykryć niektóre błędy. System KSeF na tym etapie odrzuci faktury, które nie spełniają wymogów formalnych. Może tak się stać w dwóch sytuacjach – gdy struktura pliku XML jest niezgodna ze wzorem logicznym e-Faktury w formacie XSD lub gdy faktura została wprowadzona do systemu przez nieuprawnioną osobę. Faktura, która zostanie odrzucona przez system, nie jest uznawana za wystawioną, dlatego nie będzie można do niej wystawić korekty ani jej anulować. System nie weryfikuje natomiast innych błędów, w tym błędów rachunkowych.
Zły numer NIP? Potrzebna będzie kolejna faktura
Najtrudniejszym do poprawienia błędem jest ten w numerze NIP kupującego. Ta trudność nie wynika wprost z prawa podatkowego, tylko z logiki Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Każda wprowadzona do niego faktura jest – po przetworzeniu – udostępniana podmiotowi, którego numer NIP jest w niej wskazany jako należący do nabywcy. Dlatego jeśli przedsiębiorca pechowo poda niewłaściwy, ale istniejący numer NIP, to dokument trafi do innego niż trzeba odbiorcy. To istotna różnica w porównaniu z dotychczasowym stanem, kiedy to faktura z błędem w numerze NIP wciąż mogła trafić do właściwego kontrahenta, na przykład jako załącznik do wiadomości e-mail przesłanej na adres kontrahenta.
W KSeF nie ma możliwości, by fakturę z błędnym numerem NIP odebrał podmiot, który rzeczywiście uczestniczył w transakcji. Dlatego korekta takiego błędu musi przebiegać dwuetapowo. Po pierwsze, konieczne jest wystawienie faktury korygującej do tej faktury, która spowoduje jej wyzerowanie (obniżenie podstawy opodatkowania do zera). Ten dokument trafi do odbiorcy, który otrzymał fakturę z błędem. Po drugie, należy jeszcze raz wystawić fakturę pierwotną, już z prawidłowym numerem NIP – i ten dokument zostanie przekazany do podmiotu, który faktycznie był stroną transakcji.
To może powodować nieoczywiste, za to poważne konsekwencje. Łatwo można sobie wyobrazić sytuację, w której podatnik odkryje błąd z opóźnieniem i w efekcie przekroczy ustawowy termin na wystawienie faktury. Datą wystawienia faktury będzie dopiero dzień przesłania do KSeF dokumentu z prawidłowym numerem NIP nabywcy.
Korekta błędu nie wpływającego na podstawę opodatkowania ani kwotę podatku
Tego typu błąd jest już poprawić znacznie łatwiej. Aby skorygować na przykład datę sprzedaży, oznaczenie FP, TP, adnotację MPP czy symbole GTU, należy wystawić w systemie KSeF fakturę korygującą, w której treść tych pozycji będzie już poprawna.
Korekty wpływające na podstawę opodatkowania lub kwotę podatku
Wprowadzenie systemu KSeF upraszcza formalności związane z wystawianiem korekt faktury in minus. Dotąd taką fakturę można było wystawić, gdy z posiadanej przez podatnika dokumentacji wynikało, że uzgodnił on z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług określone w fakturze korygującej, te warunki zostały spełnione, a faktura jest zgodna z posiadaną dokumentacją. Te ograniczenia zostaną utrzymane tylko dla transakcji, które nie będą objęte systemem KSeF. Dla pozostałych transakcji – a więc zdecydowanej większości – posiadanie takiej dokumentacji nie będzie już konieczne.
Wprowadzenie systemu KSeF nie wpłynie natomiast na zasady wystawiania faktur korygujących in plus. Tu nadal istotna będzie przyczyna takiej korekty.
Korekta danych na fakturze z inicjatywy kupującego
Korekta faktury KSeF może też nastąpić z inicjatywy kupującego, który stwierdzi, że w otrzymanym dokumencie znalazły się błędne dane. Wystarczy, że sprzedawca zaakceptuje taką korektę wprowadzoną przez nabywcę (uzna ją za prawidłowo przygotowaną i przyjmie, że jest wystawiona przez niego), by ta stała się rzeczywistą fakturą korygującą.
—
Artykuł sponsorowany
Ja to zawsze pytam księgowej o wszystko 🙂